Module

Fonctionnalités

Gestion des Programmes

Il permet d’introduire la description détaillée du contenu de chaque événement.

Laisse la possibilité au participant de sélectionner les parties du programme qui le concerne.

Possibilité d’importer des pièces jointes (descriptifs détaillés, plans d’accès…).

Gestion des Hôtels

Possibilité d’insérer les hôtels où l’organisateur a réservé des chambres.

Lien directe avec une centrale de réservation.

Pré booking via Carte Bleue ou autres types de paiements.

Ce module est informatif et sert d’appoint au module (externe) de réservation hôtelière. Interfaçage direct possible avec les principaux acteurs du marché.

Gestion de l’Import des données

Ce module permet d’importer des listes de participants (établies selon un format prédéfini), puis d’inscrire  les participants dans IC2M.

Arrivées et Départs

Ce module permet aux Responsables des événements d’obtenir la liste des Arrivées ou des départs de la journée : nom + délégation + moyen de transport + lieu et heure d’arrivée/départ.

Gestion des cortèges et convois

Réponse aux besoins de certains de nos clients de pouvoir éditer les convois ou cortèges affectés à des membres VIP. Lien avec les forces de sécurité.

Historique

Ce module permet aux Administrateurs de reconstituer l’historique des actions pour une inscription donnée et d’avoir toute la traçabilité nécessaire sur les actions menées.

Gestion documentaire

Ce module permet d’importer des pièces jointes selon différents formats.

Il permet ensuite de faire du « push » : mailings ciblés selon différents critères. Ceci rendra capable l’Organisateur de réagir à des événements de dernière minute (grève, changement de programme, changement de salle….).

Gestion des visiteurs

Ce module en cours de développement permet de gérer les visiteurs d’une entreprise (entrées/sorties).

Les Assistantes des personnes visitées peuvent déclarer en amont les visiteurs attendus.

Les Assistantes à l’accueil saisissent les coordonnées du visiteur.

Le module assure le suivi des visiteurs (soit par la saisie directe, soit sur demande via RFID ou code barre).

Format de l’événement et de salle

Définition du type de salles (ou lieu) utilisées et de leur attributs : forme, agencement, sorties…

Définition du matériel et des équipements mis en place + identification des personnes responsables (informatique, décoration, mobilier,…)

Fonctionnalités « Catering » pour déterminer toutes les menus et les coûts liés.

Module financier

Il permet d’identifier tous les centres de coûts et calcul en temps réel les coûts en fonction du nombre de participants.

Permet de calculer les recettes sur base des inscriptions validées.

Edition de devis.

Bilan sous formes statistiques avec indicateurs. Avertisseur quand les frais réels dépannent les estimations budgétées.

Statistiques

Ce module propose des indicateurs de suivi qualité très poussés :

Vérification que le formulaire correspondant à chaque réunion est bien créé.

Vérification que chaque réunion est rattachée à une entité Organisatrice.

Suivi de l’évolution du Stock de badges pour éviter les ruptures.

Suivi du nombre d’utilisateurs par groupe, qui permet d’identifier des groupes inactifs.

Rapport applicatif par domaine. Permet de suivre l’évolution des inscriptions de la semaine courante.

Rapport applicatif complet par domaine. Permet de suivre l’évolution des inscriptions depuis le début.

Rapports statistiques complets sites web : ils permettent de suivre les indicateurs des sites web participants.

Rapports statistiques sur la disponibilité du service web et le nombre d’alertes remontées.